El proceso de innovación y el avance de la tecnología y las TIC en sí, ha llegado a todos los ámbitos de la sociedad y por ende, también al educativo.  

La mayoría de los centros ya realizan y manejan toda la documentación en formato digital, como las actas y otros documentos del día a día de un centro que son inconcebibles verlos ya en formato papel.  

Del mismo modo los docentes se han ido sumando a esta práctica, muchos impulsados por su motivación a la hora de usar las TIC y otros porque el proceso de transformación digital les ha impulsado a ello.  

Esta realidad ha plantado numerosas ventajas. Por ejemplo, disponer de más espacio al evitar cantidad de archivadores repletos de documentos, cantidad de papeles por todos los lados, etc. Además, los docentes ya tienen alternativa a carpetas físicas llenas de fichas y exámenes para fotocopiar, guardando estos documentos en carpetas digitales, o realizando cuadernos de evaluación con diferentes Apps o herramientas digitales, por ejemplo.  

No obstante, hay que tener en cuenta que el almacenaje de esta información y documentos puede conllevar también desventajas si no se realiza de la forma adecuada. De pronto podemos encontrarnos con una cantidad enorme de archivos digitales de distintos tipos, formatos y tamaños que no sabemos qué contienen cada uno.  

Un archivo ilocalizable puede ser una pérdida de un valioso tiempo de trabajo al que en un momento dado puede llevar al no disponer de información para preparar una sesión de trabajo, una evaluación, un proyecto, etc.  

Por ello será fundamental disponer de los documentos y archivos digitalizados y debidamente organizados para evitar estos inconvenientes.  

Disponer de los archivos digitalizados de un centro o a nivel personal como docente, supone una serie de beneficios añadidos a tener la información en papel. Por ejemplo:

• Facilidad para encontrar la información que se busca: Será primordial, por tanto, establecer un sistema de clasificación eficaz evitando así rebuscar en el disco duro del dispositivo, discos o memorias extraíbles, en la nube, etc.  
• Eficiencia de espacio: Disponer de la información digitalizada permitirá ahorrar espacio físico de estanterías repletas de carpetas, archivadores, etc. Sin embargo, se debe organizar siguiendo un criterio, para poder localizar la información posteriormente y para evitar problemas físicos con las unidades de almacenamiento, por ejemplo, un incorrecto almacenamiento masivo de datos en un disco duro podría dar lugar a su desfragmentación perdiendo así la información que en él se alojaba.
• Compartir archivos e información de forma más eficaz: con la información digitaliza es mucho más rápido compartir y acceder a   información almacenada, de este modo miembros de un mismo equipo pueden crear carpetas y acceder a información común en ellas sin tener que preguntar dónde se encuentra, etc.
• Facilidad de proteger información sensible: Puede haber información más sensible a la que sólo determinados miembros tengan acceso. Al estar digitalizada, se pueden establecer medidas de protección como contraseñas, que permitirán al usuario tener disponible la información a la vez que protegida.  

Por todo lo expuesto anteriormente, en la labor docente, será necesario disponer de las herramientas y protocolos adecuados para poder almacenar la información y los archivos digitales. 

El uso de herramientas corporativas, como se verá a lo largo del desarrollo de este punto, facilitará el proceso.  
En el siguiente apartado se verán algunos métodos para llevar a cabo un tratamiento adecuado en el almacenamiento de la información.

En este punto se pondrá especial énfasis en la importancia de almacenar información digital, tanto en archivos como datos de webs, etc., de forma adecuada, para posteriormente localizarla fácilmente. 

Será primordial, por tanto, crear y organizar los archivos siguiendo pautas y protocolos adecuados para poder utilizar posteriormente la información de forma efectiva. 

Organizar de forma correcta los documentos digitales hará más sencillo su almacenaje. Sin embargo, para organizarlos, ya sea en los dispositivos de forma local, o en alguna nube, necesitan seguir algunos métodos de archivo que faciliten su localización a los usuarios y a los motores de búsqueda.  

Tanto a nivel personal como profesional, organizar la información de forma adecuada es vital para poderla utilizar posteriormente de forma efectiva. Localizar un archivo puede ser una ardua tarea si no se ha guardado en el lugar adecuado y con un nombre por el que se pueda reconocer. 

Existen numerosas formas de ordenar los documentos digitales, se deberá elegir una u otra dependiendo del tipo de información que queramos almacenar, de sus necesidades posteriores y de dónde la vamos a alojar.  

A continuación, se ofrecen algunos consejos para crear archivos digitales. Entre ellos se encuentran: 

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  Establecer el objetivo del archivo: ¿Qué función posterior tendrá? Se debe tener en cuenta si va a utilizarse de modo compartido, si su almacenamiento estará en un dispositivo local o en una nube o red corporativa.  
• Selección de información para incluir en el archivo: ¿Qué información es relevante y necesaria en el archivo? Tal vez no sea necesario incluir información extra o irrelevante que no hace otra cosa que generar un archivo más grande en datos y por consiguiente menos efectivo en cuanto a su manejo. 
• Determinar la estructura:  También es conveniente pensar qué estructura resulta más conveniente para usar dependiendo si es para un centro educativo u otro, o para uso personal docente. Se tendrán en cuenta diferentes criterios para ordenar los archivos: como la temática, la fecha, la tipología (si incluye imágenes, textos, enlaces, etc.).  
• Digitalizar el documento (si estaba en soporte papel): Mediante escaneado, dependiendo de su uso posterior, en color, blanco y negro, con más o menos resolución, etc.  
• Incluir metadatos: o pequeñas etiquetas que servirán para añadir información que posteriormente ayude a identificar el archivo. 
  Destrucción del archivo físico. Este paso es opcional, dependiendo de si se dispone de espacio físico, pudiendo estar bien su conservación como copia de seguridad. 
   

A la hora tanto de digitalizar como de crear un archivo desde cero se deben seguir unos pasos para su organización y almacenaje en dispositivos físicos, ya sean PC, tabletas, memorias y discos extraíbles, etc.

Estos pasos sirven también para nombrar las carpetas donde se alojarán los archivos. Por ejemplo:

• Nombrar de forma descriptiva el archivo: usando la fecha, temática, curso, personas implicadas, o información relevante que ayude para localizar el archivo. No deben ser frases largas. Hay que elegir palabras clave. Algunas recomendaciones son:
  
  Evitar utilizar artículos o conjunciones y las palabras que no aporten información.
  • Evitar utilizar los siguientes caracteres: ¿ / \ : * ” < > [ ] & $ , . 
  • Evitar utilizar acentos.                                                                                      
  • Separar las palabras con guion bajo “_” en vez de usar espacios. 

 

Canva (2023). Símbolos a evitar (CC BY-SA)

• Nombrar las fechas de manera inversa: es otra opción para nombrar categorías de archivos. Aunque no es lo habitual en nuestro país a la hora de escribir la fecha, es muy útil para nombrar archivos, ya que posteriormente aparecerán ordenados automáticamente. Para ello se escribe primero el día, luego mes y por último año.
  • Un ejemplo podría ser: 21_12_2022_acta, para nombrar el acta del día 21 de diciembre de 2022. También se puede nombrar en formato corto o sin guion bajo la fecha, seguido de un nombre descriptivo del archivo: 211222_acta. 

 

• Crear subcarpetas: Dividiendo en temáticas, fechas, etc., de los archivos que se desean guardar. Mientras más volumen de archivos se almacenen más necesario será crear subcarpetas.

 

• Iconos en las carpetas o marcas visuales: pueden ser útiles para diferenciar carpetas a un solo golpe de vista. Los sistemas operativos disponen de diferentes iconos para personalizar, pero también se puede optar por elegir una imagen significativa para la carpeta en cuestión y crear un icono o utilizar otro icono ya creado.  

 

• Seguir siempre la misma rutina: a la hora de crear el archivo y carpeta, nombrándolo según se haya establecido.  

 

La posibilidad de alojar información en la nube ofrece numerosas ventajas como poder disponer de información que hayamos almacenado en cualquier lugar que tengamos red, o poder compartir fácilmente esa información con más personas o grupos.  

Para alojar la información en una nube, tanto corporativa como de cualquier otra entidad, es igual de recomendable usar los pasos del punto anterior para nombrar archivos como carpetas y subcarpetas.  

Disponer de la información archivada correctamente facilitará su localización. Especialmente si está compartida con más usuarios.  

Desde el entorno educativo, disponemos de herramientas corporativas en las que podemos almacenar información de forma segura.  Entre ellas encontramos la nube de OneDrive donde se pueden almacenar, sincronizar y compartir archivos y carpetas fácilmente y de forma segura. Además, se encuentra en las herramientas de Office 365 corporativo para los docentes de Castilla y León. 

Se puede acceder fácilmente desde el acceso privado de cada usuario:

Posteriormente, puedes acceder a la nube de OneDrive una vez estás en tu escritorio personal:

Existen de otras herramientas como la plataforma de Stream, que permite crear y almacenar vídeos. Se encuentra inserta también en el paquete corporativo, de Office 365.  Se puede acceder desde las herramientas de Microsoft 365 dentro, también, del escritorio personal del usuario:
 

Acceso Stream

En la siguiente imagen se puede ver la interfaz de la aplicación corporativa Stream, donde se pueden alojar vídeos de forma segura:

 
Igualmente, se deben seguir los mismos pasos a la hora de organizar información en la plataforma de TEAMS o cualquier otra plataforma o herramienta que permita almacenar información. 

En la siguiente foto se puede ver cómo se accede a TEAMS también desde las herramientas corporativas del escritorio personal del docente:

 

Para disponer de la información y archivos digitalizados y correctamente organizados, será primordial seguir protocolos comunes en los centros y/o equipos de trabajo. Por ejemplo, utilizar los mismos criterios a la hora de nombrar archivos, de almacenarlos, etc.  Esto facilitará el acceso posterior a la información por los todos los usuarios que tengan la compartida.  

Así mismo, será conveniente realizar copias de seguridad frecuentes para evitar la pérdida de datos y encriptación de datos o archivos con información sensible. (Ver puntos: “1: Copias de seguridad” y “3: Encriptación de datos sensibles” de este tema).  

 

Los datos almacenados en los dispositivos ocupan un espacio “físico” en la memoria del hardware donde se almacena todo el contenido digital. Pueden ser documentos, imágenes, música, vídeos, aplicaciones o programas, etc. Este espacio está limitado por el espacio de la memoria del disco o dispositivo en cuestión.  

 

Sin embargo, en la nube o plataformas en red, cuando se almacenan datos, además de tener un espacio limitado (que estará determinado por la plataforma en cuestión), también se debe ser consciente de los inconvenientes que genera tener archivos almacenados digitalmente.

Uno de los más evidentes es la necesidad de disponer de una red para poder acceder a ellos. Pero se debe pensar en otro factor que además perjudica a todos: el impacto medioambiental que genera el almacenamiento de datos en red.  

 

El hecho de que la mayoría de ellos estén en la “nube” (ese concepto etéreo que parece hablarnos de algo virtual, algo que no existe en la vida real) facilita el hecho de que no se sea consciente del impacto energético y de la huella ambiental de todos esos datos digitales. 

 

La digitalización de cada vez más procesos y el almacenaje de documentos en red de vídeos, música, etc., tienen un coste energético del que se es muy poco consciente.  

Subir todos estos archivos a la nube tampoco es la mejor opción. La nube es un lugar real y tiene forma de enorme servidor capaz de almacenar millones y millones de terabytes de información de usuarios de todo el mundo. Información que muchas veces nunca más vamos a utilizar. Aquí es cuando se produce un tipo de contaminación llamada latente.  

Los lugares donde se almacena esta información son gigantescos centros de datos con miles de servidores, que conforman una enorme infraestructura, invisible para los usuarios, que consume gran cantidad de energía.  

  

 

Más de un tercio de la misma se produce para generar la refrigeración constante a la que tienen que estar los servidores de datos para su correcto funcionamiento. 

Según un informe de Greenpeace del año 2021, se estimaba que el almacenamiento de datos en red a nivel mundial suponía ya el equivalente a la producción de energía de 30 plantas nucleares. 

 

Para evitar este gasto de energía innecesaria y eliminar el impacto en la huella medioambiental, como usuarios a la hora de almacenar información en red se deben tener en cuenta algunas consideraciones como: 

• Revisar periódicamente repositorios de información (tanto en la nube como en plataformas online y por supuesto en plataformas de correo electrónico), y eliminar documentos y archivos duplicados o que ya no son necesarios.  

 

• Evitar guardar archivos “por si acaso” de forma indiscriminada en nubes de datos, o plataformas online. Se debe pensar antes si esa información es útil y si realmente la vamos a necesitar.  

 

Este apartado se verá en más profundidad en el bloque de “protocolos de gestión de herramientas corporativas” en el punto: “4. Sostenibilidad medioambiental en el uso de equipos y herramientas corporativas”.  Y en el bloque de “Correo corporativo” en el punto: “5. Correo seguro: gestión de Spam”.