Windows 10 incluye varias opciones de almacenamiento para guardar sus archivos y datos. Algunas de estas opciones son: 

• La unidad local: disco duro o SSD conectado al ordenador y que se utiliza para almacenar los archivos y los datos. 
• La unidad externa: disco duro o dispositivo de almacenamiento conectado a tu ordenador a través de un puerto USB o una red.
• El almacenamiento en la nube: servicio en línea que permite almacenar archivos y datos en un servidor remoto y acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Entre ellos, contarás con OneDrive, que es un servicio de almacenamiento en la nube incluido en Windows 10 donde puedes guardar y sincronizar tus archivos y carpetas y acceder a ellos desde cualquier dispositivo. 

En resumen, tal y como puedes ver en el siguiente vídeo, Windows 10 ofrece varias opciones de almacenamiento para guardar archivos y datos, incluyendo unidades locales, externas y de almacenamiento en la nube. Puedes utilizar estas opciones de almacenamiento de manera individual o combinarlas según tus necesidades. 

Microsoft incorpora en Windows 10 una de las herramientas más útiles que es el uso de almacenamiento. Esta funcionalidad permite descubrir aquellos elementos que más espacio están ocupando en el disco duro, revisar cada una de las secciones y eliminar las que no se necesiten. Para saber cuánto espacio libre y ocupado hay en Windows 10 debes acudir a la Configuración del sistema. Después, pulsa sobre la sección Almacenamiento. Así, podrás identificar cuánto espacio libre tienes y qué tipo de archivos están ocupando el espacio del disco duro, así como las unidades externas que estén conectadas. 

Esta opción es importante para desinstalar aplicaciones o hacer una limpieza interna, ya que puede ser que el dispositivo se esté quedando sin espacio. Puedes revisarlo periódicamente para saber qué archivos deseas eliminar. En el siguiente vídeo podrás ver cómo hacerlo con Windows 10 y 11:

Si quieres saber más sobre los espacios de almacenamiento en Windows pincha aquí. 

OneDrive 

• ¿Qué es OneDrive profesional o educativo? 

Microsoft 365 nos ofrece una plataforma de almacenamiento de archivos online llamada OneDrive que permite guardar en la nube, proteger, compartir y acceder desde cualquier lugar y dispositivo a documentos o fotos y poder trabajar con esos archivos directamente.  

Si usas Windows 10, el equipo ya tiene instalada la aplicación de OneDrive. En el entorno de educación asociado a la cuenta de usuario dispones de OneDrive para el trabajo o la escuela. La cuenta de OneDrive para profesionales ofrece 1 TB de almacenamiento en la nube. Esta cuenta está diseñada para uso profesional y se incluye como parte de una suscripción a Microsoft 365. Con 1 TB de espacio, se pueden guardar y sincronizar miles de archivos y carpetas en línea, y acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet. 

Descargando OneDrive (o si ya lo tienes instalado por tener Windows 10) para tu dispositivo podrás tener acceso a tus archivos desde cualquier lugar. A continuación, se exponen diferentes acciones que puedes realizar en el entorno de OneDrive. 

• Cómo agregar otra cuenta a OneDrive en el equipo 

Cuando tienes configurada una cuenta de OneDrive personal (solo podemos tener una cuenta personal), podrás agregar cuentas profesionales o educativas. Para ello, los pasos a seguir son : 

1. Abre la Configuración de OneDrive (selecciona el icono de nube de OneDrive en el área de notificación, selecciona el icono de configuración y ayuda de OneDrive y, después, Configuración). 
2. Ve a la pestaña Cuenta. 
3. Selecciona Agregar una cuenta. 

• Cómo agregar otra cuenta a OneDrive en su dispositivo móvil  

Como se dijo anteriormente, cuando tienes configurada una cuenta de OneDrive personal, solo podrás añadir cuentas profesionales o educativas. Y del mismo modo ocurre con los dispositivos móviles. Los pasos son los siguientes:

1. Pulsa Yo y, después, Configuración. 
2. Pulsa Agregar cuenta. 

• Cómo agregar a archivos
  • Desde el equipo, este proceso resulta muy sencillo: descarga OneDrive en tu ordenador y arrastra los archivos que quieras a la carpeta de OneDrive.  
  • Mediante el sitio web de OneDrive: para ello debes iniciar sesión en office.com (pincha para acceder) y, a continuación, seleccionar el icono del iniciador de aplicaciones en el que encontraremos el de OneDrive, desde donde ya podrás cargar cualquier elemento. O bien, ir a onedrive.com, iniciar sesión y, después, seleccionar cargar. 

• Cómo crear, editar y compartir documentos de Office 

En OneDrive podrás crear documentos de Word, libros de Excel y presentaciones de PowerPoint, además de blocs de notas de OneNote desde las aplicaciones móviles de Office o onedrive.com. Una vez que has iniciado sesión, simplemente pincha en el signo de suma Nuevo y selecciona el tipo de documento que deseas.

De igual manera, se pueden compartir archivos e incluso carpetas enteras sin necesidad de enviar archivos adjuntos. Puedes enviar vínculos de determinados documentos con los que estés trabajando y mantener al mismo tiempo la privacidad de los demás. Para ello, elige el documento que quieras y selecciona Compartir. En Educacyl se ofrece un resumen de cómo hacerlo, para saber más pincha aquí. 

Cuando compartes un documento de Office tienes la opción de otorgar permisos de edición a otros usuarios, así como insertar comentarios, agregar imágenes y gráficos y trabajar de manera colaborativa. Si quieres saber más pincha aquí.  

Google Drive

Drive es un servicio de almacenamiento en la nube proporcionado por Google. Con Google Drive, puedes almacenar y acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, incluyendo tu ordenador, teléfono móvil y tablet. También puedes compartir tus archivos y carpetas con otras personas y colaborar en ellas en tiempo real. Google Drive incluye 15 GB de almacenamiento gratuito y ofrece planes de pago con mayor capacidad si necesitas más espacio. 

Podremos agregar archivos a Google Drive de varias maneras: 

1. Arrastra y suelta los archivos en la ventana de Drive. 
2. Haz clic en el botón Nuevo y selecciona Subir archivo o Subir carpeta. 
3. Utiliza la opción Subir archivos desde el menú desplegable en la esquina superior derecha de la pantalla. 
4. Desde tu ordenador, haz clic derecho en un archivo o carpeta y selecciona Enviar a > Google Drive. 
5. Desde la aplicación móvil de Drive, toca el icono + y selecciona Añadir archivos o añadir carpeta. 

También puedes utilizar la aplicación de escritorio de Google Drive para sincronizar los archivos y carpetas locales con una cuenta de Drive. De esta manera, cualquier cambio que se haga en los archivos locales se reflejará automáticamente en la cuenta de Google Drive en la nube. 

Si quieres saber más sobre Google Drive pincha aquí.

pCloud 

pCloud es un servicio de almacenamiento en la nube que te permite guardar y acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, como un ordenador, teléfono móvil o tableta. También puedes compartir tus archivos y carpetas con otros y colaborar con ellos en tiempo real. 

Para usar pCloud, primero debes crear una cuenta en su sitio web, pincha aquí para acceder. Luego, puedes cargar el archivo en tu cuenta de pCloud usando la aplicación móvil o de escritorio o, simplemente, arrastrar y soltar el archivo en una ventana del navegador. Una vez que tus archivos estén en pCloud, tienes la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier lugar y compartirlos con otros usuarios de pCloud. De igual modo, puedes usar la aplicación de escritorio pCloud para sincronizar tus archivos y carpetas locales con tu cuenta pCloud en la nube. 

Para compartir archivos en pCloud, sigue estos pasos: 

1. Inicia sesión en tu cuenta de pCloud y selecciona el archivo o carpeta que deseas compartir. 
2. Haz clic en el botón Compartir en la barra de herramientas de la ventana de pCloud. 
3. Selecciona la opción Compartir enlace y, si lo deseas, personaliza la configuración de acceso y fecha de expiración del enlace. 
4. Haz clic en el botón Crear enlace para generar un enlace de compartición para el archivo o carpeta seleccionado. 
5. Copia y pega el enlace de compartición en un correo electrónico o mensaje de texto para enviarlo a las personas con las que deseas compartir el archivo o carpeta. 

También puedes compartir archivos y carpetas en pCloud con otras personas directamente desde la aplicación móvil o la aplicación de escritorio. Simplemente, selecciona el archivo o carpeta que deseas compartir y utiliza la opción Compartir en el menú desplegable o en la barra de herramientas de la aplicación. En el siguiente vídeo podrás encontrar más información sobre pCloud.

A continuación, se incluye un resumen de todo lo visto anteriormente.

Durante los últimos años, la evolución de los dispositivos externos de almacenamiento ha sido imparable. Desde los antiguos discos de 5 ¼ pulgadas hasta las actuales tarjetas de memoria, la capacidad y la duración de los dispositivos se ha incrementado de forma exponencial. En la siguiente pantalla interactiva podrás descubrir algunos de los que repasarán a continuación y cómo los verías todos ellos desde tu equipo:

Actualmente, a nivel de usuario se trabaja con tres tipos de dispositivos: 

• Discos duros externos: es un dispositivo de tamaño A6 aproximadamente, que se conecta a un PC a través del USB y su capacidad puede ser hasta de varios TB de memoria. Esencialmente, es el mismo componente que tienen los ordenadores en su interior para almacenar información, pero se puede mover y desconectar sin necesidad de apagar el PC ni desmontarlo. Se detectan automáticamente al conectarse al ordenador y se pueden llevar de un ordenador a otro. 

• Memoria USB: las memorias USB son dispositivos de almacenamiento externo que se conectan a un ordenador a través de un puerto USB. Son muy útiles para almacenar y transferir archivos, como documentos, imágenes y vídeos. También son conocidas como unidades flash USB, pen drive o pendrive. Son dispositivos compactos y fáciles de llevar, por lo que son muy populares entre las personas que necesitan llevar sus archivos consigo en cualquier momento y lugar. 

• Tarjetas de Memoria: las tarjetas de memoria son dispositivos de almacenamiento externo utilizados en cámaras digitales, teléfonos inteligentes y computadoras. Sirven para almacenar datos digitales, como imágenes, vídeos, música y archivos. Existen diferentes tipos de tarjetas de memoria, como las tarjetas SD, microSD y CompactFlash, cada una con diferentes capacidades de almacenamiento y velocidades de lectura y escritura.

Copias de seguridad

Las copias de seguridad son una forma de guardar una copia de los datos importantes del dispositivo. De esta manera, si algo le sucede a los archivos originales, como un fallo del sistema o un virus, aún existiría una copia que usar para restaurar su sistema. 

Las copias de seguridad son una forma de respaldar la información que se almacena en los dispositivos, como ordenadores y teléfonos móviles. Esto permite tener una copia de los datos en caso de que se produzca un fallo en el dispositivo o se pierdan los datos de alguna manera. 

Para hacer una copia de seguridad, primero debes seleccionar qué información quieres respaldar. Luego, necesitarás un dispositivo de almacenamiento externo, como un disco duro o una unidad flash, en la que guardar la copia de seguridad. Puedes hacer una copia de seguridad de forma manual, copiando y pegando los archivos que quieres salvaguardar en el dispositivo de almacenamiento externo, o puedes usar un programa de copia de seguridad que lo haga de manera automática. 

Para hacer una copia de seguridad en la nube, lo primero que debes hacer es elegir un proveedor de almacenamiento en la nube. Existen muchas opciones, como Drive de Google, Dropbox o iCloud, entre otros, aunque es recomendable que en el plano institucional emplees herramientas oficiales como es la plataforma de almacenamiento de archivos online de Microsoft: OneDrive. Una vez que hayas elegido un proveedor, tienes que crear una cuenta, si no dispones de ella, y seguir las instrucciones del proveedor para subir tus archivos a la nube. 

Algunos consejos para hacer una copia de seguridad en la nube: 

• Asegúrate de elegir un proveedor de confianza y de leer los términos y condiciones antes de subir tus archivos. 
• Utiliza una contraseña segura y cámbiala regularmente para proteger tu cuenta. 
• Realiza copias de seguridad regularmente para asegurarse de tener una copia actualizada de tus archivos. 
• Considera utilizar la encriptación para proteger tus datos mientras se encuentran en la nube. 
• No subas archivos confidenciales o sensibles a la nube sin antes asegurarse de que están protegidos adecuadamente. 
• Utiliza diferentes proveedores de almacenamiento en la nube para crear una copia de seguridad en varios lugares y proteger tus datos en caso de pérdida o fallo en uno de los proveedores.
  

Es importante recordar hacer copias de seguridad regularmente y guardarlas en un lugar seguro fuera del alcance de posibles daños o pérdidas. De esta manera, estarás protegiendo tus datos importantes y podrás recuperarlos fácilmente en caso de cualquier problema. 

Cuando organizas tus archivos es importante tener en cuenta algunos criterios para poder encontrarlos de manera más rápida y sencilla. Uno de ellos es usar nombres cortos y descriptivos, evitando el uso de espacios o signos especiales y utilizando guiones o guiones bajos para separar las palabras. Por ejemplo, en lugar de usar "trabajo_final_exposicion.docx", podríamos usar "tf_exposicion.docx".

Otro criterio importante es usar numeración para organizar tus carpetas o archivos, en lugar de hacerlo de alfabéticamente, lo que te ayudará a encontrar tus documentos de manera más rápida, ya que la numeración siempre se encuentra en el mismo orden. Por ejemplo, podrías tener una carpeta "01_proyectos" y una "02_exposiciones", en lugar de tener una carpeta "proyectos" y otra "exposiciones".

También es recomendable guardar diferentes versiones de nuestros documentos cuando trabajamos en ellos de forma colaborativa. Esto te permitirá ver los avances que has realizado y acceder a versiones anteriores si es necesario. Por ejemplo, podrías guardar un documento con el nombre "tf_exposicion_v01.docx", "tf_exposicion_v02.docx" y, así, sucesivamente.

Cuando compartas archivos con otras personas es importante que seas cuidadoso y te asegures de compartir solo con aquellos usuarios con los que estés trabajando, en lugar de usar enlaces a los que cualquier persona pueda acceder. Además, es fundamental realizar copias de seguridad de tus archivos para evitar pérdidas o eliminaciones accidentales, tal y como has visto anteriormente. Por ejemplo, podrías guardar una copia en un disco externo y otra en la nube.

Es aconsejable utilizar carpetas para agrupar archivos relacionados entre sí. Por ejemplo, podrías tener una carpeta llamada "proyectos" en la que incluyas todos los archivos relacionados con tus proyectos actuales o pasados. De esta manera, podrás encontrar tus archivos de manera más rápida.

Utiliza nombres de archivos que sean fáciles de entender y recordar. Evita usar nombres genéricos como "archivo1.docx" o "documento.pdf". En su lugar, utiliza nombres que reflejen el contenido del archivo y que te permitan saber de qué se trata sin tener que abrirlo. Por ejemplo, podrías usar "tf_exposicion_finanzas.ppt".

Una estructura de carpetas jerárquica para organizar tus archivos también es muy útil a la hora de ordenar. Para ello debes tener una carpeta principal o matriz de la que surjan otras carpetas secundarias o subcarpetas. Por ejemplo, puedes tener una carpeta "trabajos" que contenga subcarpetas para cada uno de tus proyectos o materias. De esta manera, encontrar tus archivos será más rápido y tendrás una estructura de carpetas más clara y fácil de entender.

Emplear siglas o abreviaturas para los nombres de tus archivos te permitirá usar nombres más cortos y fáciles de recordar, sin perder la precisión en la descripción del archivo. Por ejemplo, en lugar de usar "trabajo_final_exposicion.docx", podrías usar "tf_exposicion.docx". Asegúrate de que las siglas o abreviaturas que utilizas sean conocidas y fáciles de entender para ti y para tus compañeros.

En resumen, algunos criterios a tener en cuenta para organizar los archivos son:

• Usar nombres cortos y descriptivos.
• Utilizar numeración para organizar las carpetas o archivos.
• Guardar diferentes versiones de los documentos cuando trabajas en ellos de forma colaborativa.
• Hacer copias de seguridad de los archivos para evitar pérdidas o eliminaciones accidentales.

Las herramientas de compresión de archivos son programas que se utilizan para reducir el tamaño de los archivos. Esto puede ser útil para ahorrar espacio en disco, para enviar archivos por correo electrónico o para subirlos a Internet más rápidamente. Algunas de las herramientas de compresión de archivos más comunes son: 

• WinZip: es una herramienta para Windows que permite comprimir y descomprimir archivos en varios formatos, como ZIP y RAR. Si quieres descargar el programa pincha aquí.
  
  
• 7-Zip: es gratuita y de código abierto, también para Windows, con la que puedes comprimir y descomprimir archivos en varios formatos, como ZIP y 7Z. Si quieres descargarla pincha aquí.
  
  
• WinRAR: igual que los anteriores, está destinada a Windows y comprime y descomprime archivos en varios formatos, como RAR y ZIP. En el siguiente enlace puedes descargar el programa pincha aquí.
  
  
• gzip: es una herramienta de compresión de archivos para sistemas operativos basados en Unix que ofrece la posibilidad de comprimir y descomprimir archivos en el formato GZIP. Para descargarla, pincha aquí.
  
  
• tar: también destinada a sistemas operativos basados en Unix. Permite crear archivos de varios archivos y directorios y comprimirlos en el formato TAR. Si quieres descargar el programa pincha aquí.