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1. Funcionalidades colaborativas en distintas herramientas

Introducción

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación permiten un nuevo planteamiento de la escuela, pues permiten romper con la unidireccionalidad del docente hacia el alumnado. Las TIC ofrecen herramientas para abordar la educación de manera presencial, mixta o en línea y, además, posibilitan el flujo de conocimientos e interacciones entre profesorado y estudiantes, así como entre los propios iguales, de manera que el docente se convierta, a un tiempo, en una fuente de información y contenidos y en el guía de un autoaprendizaje y de un aprendizaje entre pares.

Herramientas digitales
Pixabay/Fauno. Long Shadow Icono Tecnología Vector (Pixabay License)

Para llegar a este fin, resulta necesario que los docentes adquieran una competencia digital que no solo les faculte en el uso de las herramientas digitales en el aula, sino que les permita alcanzar la destreza suficiente para enseñar a su alumnado el uso y manejo correcto de las mismas, mejorando el desarrollo de su competencia digital.

Estas herramientas digitales favorecen la interacción y la elaboración de archivos, documentos, trabajos, unidades, contenidos, etc., en definitiva, un sinfín de repositorios de diversos tipos y temáticas. Todo ello, fomenta el trabajo cooperativo y colaborativo que, a su vez, conlleva una serie de beneficios:

  • La responsabilidad individual, ya que cada miembro tiene su propia tarea dentro del equipo.
  • La colaboración, para poder ir todos en la misma dirección y alcanzar el objetivo común.
  • La socialización, porque es necesario el contacto entre iguales para poder realizar el trabajo.
  • El sentimiento de grupo o de pertenencia, que resulta muy importante en estas edades.
Trabajo en equipo
Pixabay/manfredsteger. Pixelchen Pixel Einschulung Primer Día De Escuela (Pixabay License)

Se ha definido la época actual como la era del Cloud Computing, en la que es posible comunicarse y trabajar de manera colaborativa y cooperativa online sobre un mismo documento desde cualquier dispositivo. Esto ha supuesto un gran progreso en el aprendizaje y el trabajo cooperativo a nivel profesional y personal, por lo que es necesario que el alumnado adquiera la competencia en dicha forma de trabajo desde la escuela para convertirse en una persona adulta autónoma y capaz de integrase en el nuevo escenario laboral. 

Cloud Computing
Pixabay/geralt. Nube Monitor Cloud Computing (Pixabay License)

Por ello, en este módulo se van a abordar algunas plataformas que permiten la interacción y la colaboración desde el punto de vista del alumnado, en concreto, Excel, OneNote y Sharepoint, afrontando aspectos que quizá sean menos conocidos por los estudiantes y que necesitarán para alcanzar una competencia digital efectiva. 

Su traducción es “computación en la nube” pero, de manera coloquial, es conocido como “la nube” y hace referencia a la tecnología que nos permite acceder y utilizar de manera remota diversos softwares, repositorios y procesamiento de datos vía Internet, incluso sin tener las aplicaciones o herramientas instaladas en el dispositivo, es decir, sin ocupar espacio del disco duro del ordenador.

1.1. Colaboración y participación en Excel

¿Qué es? 

Microsoft Excel es un software -disponible para Windows, macOS, Android e IOS- orientado, en principio, al campo contable, estadístico y matemático, pero que esconde numerosas potencialidades educativas. Excel constituye una herramienta de ofimática de hojas de cálculo y resulta ser la plataforma de procesamiento de datos más utilizada a nivel mundial, tanto en el ámbito personal como profesional. Aunque para el público general precisa de una suscripción de pago, los docentes y el alumnado de Castilla y León cuentan con una licencia de uso gratuita que proporciona dos versiones, una para escritorio y otra web, contando la segunda con funcionalidades más limitadas que la primera.

Detalle Icono programa Excel
Wikimedia Commons / Microsoft Corporation. Icono Excel (Dominio público)

Excel permite trabajar con datos numéricos y alfanuméricos, desde simples sumas hasta cálculos automáticos y complejos realizados mediante fórmulas y funciones que, entre otras cosas, pueden ubicarse en una tabla y, posteriormente, ser representados y analizados a través de distintos tipos de gráficos

El programa organiza los datos en columnas y filas cuya intersección da lugar a las celdas. En el interior de cada celda se puede escribir cualquier tipo de información que, posteriormente, será tratada, siendo cada celda única en toda la hoja de cálculo. En cada archivo de Excel pueden crearse tantas hojas como se desee y el conjunto de hojas de cálculo conforma un libro, que también se podrá manipular.    

¿Para qué sirve?

De entre sus múltiples funcionalidades, podemos destacar las siguientes: 

  • Permite el registro de datos
  • Posibilita la gestión, organización y análisis de datos. 
  • Se pueden realizar cálculos matemáticos de forma automática mediante el uso de fórmulas. 
  • Propicia la representación visual de resultados a través de gráficos. 
  • Brinda la posibilidad de colaboración en tiempo real con multitud de usuarios. 

Este último aspecto resulta especialmente relevante en el presente módulo formativo, centrado, como ya se ha señalado, en los procesos de colaboración y participación del alumnado a través de plataformas digitales.

Ventajas

Son numerosos los beneficios que este programa ofrece, destacando los siguientes:

  • Constituye una herramienta muy versátil susceptible de aplicación en infinidad de ámbitos.
  • El manejo de sus funcionalidades básicas es sencillo.
  • Es el programa de procesamiento de datos más extendido a nivel mundial.
  • Ofrece un algo grado de personalización y flexibilidad para adaptarse a las necesidades del usuario, a través de gran variedad de formatos, plantillas, gráficas, etc.

Inconvenientes

A pesar de las múltiples utilidades que este software de Microsoft ofrece a docentes y alumnado para mejorar la eficiencia de su trabajo diario, Excel no está exento de críticas por parte de los usuarios debido a los inconvenientes que genera:

  • Problemas de compatibilidad de versiones: las distintas versiones existentes de Excel poseen características y funcionalidades diferentes, de modo que si alguna de las personas con las que se comparte el documento tiene instalada otra versión, pueden desajustarse algunos aspectos de un libro o, incluso, se podría perder información. Como consecuencia de ello, se entorpecerá el trabajo colaborativo.
  • Relativos a la complejidad del programa: como se ha comentado anteriormente, Excel es una herramienta de gran utilidad ya que potencia los resultados y agiliza los procesos. Si bien es cierto que su uso básico resulta relativamente sencillo, sacarle el máximo partido a sus características más complejas puede requerir de formación específica y de una gran dedicación.
  • Importe elevado de la licencia: aunque en el momento actual esto no supone un inconveniente para estudiantes y docentes de Castilla y León, es preciso recordar que la licencia de Microsoft 365 y de los programas incluidos en el paquete no es gratuita para el público general y que asumir su coste puede suponer un problema a la hora de colaborar con otros usuarios.
  • Los archivos ocupan mucho espacio: el uso de algunas funcionalidades de Excel aumenta el peso del archivo, incluso si este no está compuesto por demasiadas hojas. Por ejemplo, el empleo de distintos formatos, la inserción de imágenes, formas y objetos, o la aplicación de color pueden hacer que el archivo ocupe mucho espacio y ralentizar su apertura.

Contenidos

En los siguientes enlaces encontrarás vídeos, alojados en la página de soporte de Microsoft 365, donde se recapitulan las nociones básicas sobre el manejo de Excel. Posteriormente, se expondrán aspectos más concretos que atañen a las posibilidades para trabajar con el alumnado de modo que pueda mejorar su competencia digital:

1.2. Colaboración y participación en OneNote

¿Qué es? 

OneNote es un bloc de notas digital que permite una organización estructurada en secciones y páginas. Posibilita la integración de diferentes archivos, documentos, vínculos, imágenes, vídeos, etc.

Detalle icono OneNote
Wikimedia Commons / Microsoft Corporation. Icono OneNote (Dominio público)

¿Para qué sirve? 

Resulta útil para organizar el aula, realizar reuniones, elaborar programaciones e incluir temáticas, contenidos o archivos en un mismo bloc, así como para llevar un seguimiento de los mismos. 

Aspectos importantes 

OneNote es una aplicación gratuita dentro del paquete Microsoft 365 que cuenta con versión web y versión de escritorioSi trabajas en un OneNote, independientemente de que sea en la web o en el escritorio, el archivo se sincroniza de forma automática. 

Es importante distinguir entre OneNote y OneNote Classbook (Teams). Ambas opciones se explicarán más adelante. 

Ventajas 

OneNote cuenta con múltiples ventajas, entre ellas:

  • Permite compartir contenidos. 
  • Es posible colaborar en la creación de contenidos. 
  • Admite escritura con teclado y manual (dibujar). 
  • Posibilita insertar imágenes, vídeos, enlaces... 
  • Se puede grabar vídeo y audio. 
  • Deja proteger secciones con contraseña. 
  • Capacita para administrar el acceso. 
  • Dota de un cuaderno del profesor con acceso privado por alumnos (funcionalidad de Teams). 
  • Facilita recuperar páginas eliminadas. 
  • Presenta tareas pendientes. 
  • Puede haber diferentes autores. 
  • Se puede imprimir/guardar PDF de una sola página. 

Inconvenientes 

Entre los inconvenientes que se pueden enumerar se encuentran los siguientes:

  • Tiene diferentes funciones en versión escritorio que en la versión web.
  • La contraseña no es recuperable por Microsoft 365.
  • El formato de OneNote Windows 10 es diferente a las versiones de escritorio y web.
  • Si se incluye un nuevo usuario en un equipo ya existente de Teams, tarda un tiempo en sincronizarse.

Contenidos

En el apartado correspondiente a OneNote se desarrollan los siguientes contenidos, todos relacionados con las posibilidades de trabajo con el alumnado:

  • Compartir y crear contenidos
  • Edición de OneNote
  • Contraseñas
  • Escritura
  • Copia impresa
  • Recuperar eliminados
  • Tareas pendientes
  • Autores
  • Imprimir/guardar PDF de una página
  • Cuaderno de OneNote a partir de un equipo de Teams

1.3. Colaboración y participación en SharePoint

Como se ha mencionado anteriormente, el mundo de hoy en día se identifica con la era del Cloud Computing, conocida como el conjunto de servicios o almacenamiento en la nube, que posibilita trabajar desde cualquier lugar en un mismo archivo. 

¿Qué es?

SharePoint permite crear una intranet que facilita la colaboración y donde se pueden compartir y administrar contenidos, recursos, aplicaciones, archivos, etc., sustituyendo, así, a las unidades de red que permitían que varios usuarios compartiesen archivos. Sus funcionalidades son diversas, entre ellas, se pueden destacar el trabajo en equipo, encontrar información, diseñar un repositorio o llevar a cabo trabajos colaborativos con el alumnado.

Detalle Icono SharePoint
Wikimedia Commons. Icono SharePoint (Dominio público)

Ventajas 

  • Permite una gestión, organización y administración óptima de documentos de centro o de aula.  
  • Otorga acceso al historial de versiones de cualquier archivo que esté alojado en SharePoint. 
  • Posibilita la recuperación de archivos eliminados. 
  • Facilita la protección de datos. SharePoint permite elegir qué personas pueden acceder a la información. Es decir, se puede otorgar acceso a determinados usuarios a las bibliotecas, a las carpetas o a los archivos. 
  • Constituye un lugar donde todo se encuentra. El alumnado que utilice SharePoint sabe que, desde ahí, puede encontrar todo tipo de documentos compartidos, ya que integra todas las aplicaciones de Microsoft 365.

Inconvenientes 

SharePoint es una herramienta con mucho potencial, de modo que sacar partido a todas sus posibilidades requiere tiempo y práctica, pues su manejo no resulta sencillo. La principal desventaja radica, precisamente, en ese tiempo que es necesario invertir para comprender su funcionamiento y saber organizar la plataforma. Es importante que los docentes conozcan en profundidad SharePoint antes de emplearla en el aula o en el centro. Por su parte, el alumnado con escasa experiencia en la utilización de plataformas de compartición de recursos puede encontrar Sharepoint una herramienta complicada de manejar, al menos inicialmente.

Contenidos

SharePoint es una herramienta colaborativa que ofrece un gran abanico de posibilidades. Dentro de todos los aspectos que se pueden abordar, se van a exponer los siguientes:

  • SharePoint dentro de Teams
  • Bibliotecas de SharePoint
  • Página Web de Share Point
  • Papelera de Reciclaje de SharePoint