.svg.png "Microsoft Office Outlook (2018–present)")
Outlook es la herramienta de mensajería perteneciente a Microsoft 365. En esta sección se muestran los conceptos fundamentales que se han de trabajar en las aulas para que el alumnado sea capaz de utilizarla de una forma eficiente. En la sección 6. Aplicaciones en el aula hay propuestas de actividades en las que se verá cómo, en función de la etapa educativa, el uso y las implicaciones de Outlook en su día a día puede ser muy práctico y beneficioso.
Outlook se encuentra dentro del área privada de educación al ser una herramienta de Microsoft 365. Una vez dentro del área privada hay que pulsar sobre el icono del sobre en el que pone Correo Electrónico.
Outlook cuenta con versión escritorio. Si el acceso de los estudiantes al correo es habitual, puede resultarles más práctico contar con la opción de escritorio descargada en el ordenador para no realizar todos estos pasos, como sucede en la versión online.
Las aplicaciones de Microsoft 365 se pueden instalar en versión escritorio: dentro del área privada, al pulsar sobre Office 365 en la parte derecha de la ventana, aparece un desplegable en el que pone Instalar aplicaciones. Desde esta opción, se puede descargar Outlook y también otras aplicaciones de Microsoft 365.
Cuando se accede a Outlook, se diferencian distintas partes en la ventana. Las principales son:
La parte central y más amplia de la ventana está destinada a la Vista previa (6) del correo electrónico que se selecciona. Desde ella, el alumnado puede ver el email y realizar acciones sobre él a través del menú de acceso rápido (7) que se encuentra en la esquina superior derecha.
Para redactar un email hay que pulsar sobre la opción Correo nuevo que aparece remarcada en color en la parte superior izquierda de la ventana. Es importante que el alumnado sea consciente de los campos necesarios que hay que cumplimentar para poder mandar de forma óptima un correo electrónico.
En Para hay que insertar el o los destinatarios a los que va dirigido el correo electrónico. Para ello, escribe de forma manual la dirección de correo electrónica completa y pulsa intro. Si el destinatario forma parte de la comunidad educativa, al comenzar a escribir su nombre, su dirección de correo aparecerá de forma automática. Pulsa sobre él para añadirlo. Aunque ya se ha mencionado anteriormente, es importante recordar a nuestros alumnos que en ocasiones hay varias personas que cuentan con el mismo nombre y apellidos lo que puede ocasionar errores en la selección del destinatario. Si se conoce el email, siempre será mejor alternativa.
Otra casilla para rellenar en un correo electrónico es el Asunto, que resume el contenido del mensaje. En ocasiones, el alumnado escribe el cuerpo del mensaje en el apartado del asunto, por ello, es importante resaltar la diferencia entre uno y otro. Cumplimentar la casilla de asunto no es obligatorio, pero sí recomendable. Si no se ha rellenado el campo, cuando se pulse enviar aparecerá una ventana emergente que notifica que no se ha cumplimentado ese apartado. Se puede pulsar en enviar de todos modos.
Debajo del Asunto se ve una línea horizontal muy clarita que lo separa del cuerpo del mensaje. Es en ahí donde se ha de pulsar para que aparezca el cursor y poder redactar el texto. En la parte inferior de la sección se encuentran los iconos para editarlo (cambiar la fuente, el tamaño, resaltar con negrita o cursiva, cambiar el color e incluir imágenes, emoticonos o vínculos).
Con el icono del clip se adjuntan documentos, por ejemplo, documentos de Word, presentaciones de PowerPoint, archivos en formato PDF o imágenes. La diferencia de adjuntar las imágenes en lugar de insertarlas es que, cuando se reciben, no se visualizan junto al cuerpo del mensaje, sino en la parte superior del cuerpo del mensaje en miniatura.
Con estos campos completados solo queda presionar Enviar.
Al redactar un correo electrónico aparecen dos casillas más que son CC y CCO. No se han mencionado en el apartado anterior puesto que no siempre son utilizadas ni son imprescindibles. Además, estas opciones en ocasiones resultan confusas y no son utilizadas de la forma correcta. Por ello, se van a explicar a continuación sus diferencias, de modo que el alumnado pueda usarlas en la práctica.
Cuando escribimos un correo electrónico podemos mencionar a otra persona poniendo @ seguido del nombre. Se abre un desplegable con las posibles opciones para mencionarlo de una forma más rápida. Cuando una persona es mencionada en el cuerpo del mensaje del correo electrónico, recibe una copia de este de forma automática ya que, la propia herramienta coloca su dirección de correo en el apartado Para.
Se utiliza cuando un correo electrónico ha sido enviado a más de una persona y queremos que la respuesta llegue a todos los destinatarios del correo inicial. Al realizar esta opción no les saldrá la respuesta enviada a aquellos destinatarios que se encuentren el CCO, si los hubiera. 
La acción de eliminar se realiza seleccionando uno o varios correos electrónicos y pulsando el icono de la papelera.
El tamaño máximo de archivos adjuntos que permite enviar Outlook es de 20 MB. Si el archivo que se quiere enviar pesa más se puede realizar a través de OneDrive, en lugar de como una copia del archivo.
Si un correo electrónico que aparece en la bandeja de entrada cuenta con el icono de un clip, indica que contiene archivos adjuntos. Para realizar la descarga del archivo se ha de pinchar en el desplegable del archivo y pulsar la acción Descargar (flecha hacia abajo con una línea horizontal debajo).
Cuando se descarga un documento lo veremos en la parte inferior de la pantalla. Si no aparece una venta emergente para elegir dónde guardar el archivo dentro del ordenador, se almacena de forma predeterminada en la carpeta Descargas. Es fundamental tenerlo en cuenta para localizar el archivo con agilidad.
El correo electrónico tiene opción de poner al pie del cuerpo del mensaje una firma automática en la que se identifique al remitente correctamente. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:
Accede a configuración > Ver toda la configuración de Outlook > Redactar y Responder.
Se mostrará un recuadro en el que se pueden escribir los datos personales que se deseen para establecer la firma. Además, permite editar el texto o acompañarlo con imágenes exactamente igual que el cuerpo del mensaje.
Otro uso que puede resultar útil a los estudiantes es usar el correo electrónico para enviarse a sí mismos información que quieran tener siempre a mano, en línea o para enviarse archivos desde el teléfono móvil al ordenador sin necesidad de cable, ya que lo que se envía por correo electrónico, permanece en la nube y, por tanto, accediendo a este, puede descargarse el contenido adjunto.
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